اهمیت برنامه ریزی در یک سازمان

برنامه ریزی، یک فرآیند آگاهانه برای تصمیم گیری درباره اهداف آتی یک انسان، گروه یا سازمان است. مدیر (یا مجموعه مدیریتی برنامه ریزی) این کار را با تحلیل موقعیت آغاز می کنند و سپس با جمع آوری چارچوب های محدود زمانی و منابع در اختیار، اطلاعات مربوط به هدفِ مورد برنامه ریزی را تفسیر می کنند. برنامه ریزی در واقع فرآیندی است که محاسن، مضرات و اثرگذاری های بالقوه هر جزء از سازمان را با مناسب ترین و ممکن ترین حالت طرح ریزی می کند. چون فرآیند برنامه ریزی اساس پیشرو و تکرار شونده ای دارد، مدیریت این امر باید عملکرد واحدهای تحت نظارتش را به طور مستمر (روزانه، هفتگی، ماهانه و...) جهت تطابق با اهداف سازمان بررسی کند.

علت هدر رفتن وقت و انرژی در زندگی انسان، معمولا در گرو نداشتن برنامه صحیح یا تعیین نکردن اولویت ها در یک کار است. ما وقتی موفق می شویم روی زمان کنترل داشته باشیم که برای تمامی فعالیت های خودمان برنامه ریزی کرده باشیم؛ این یعنی اولویت بندی و نحوه انجام کارها برای موفقیت در هر کاری امری ضروری است. برای یک برنامه ریزی درست و حساب شده ابتدا باید اهداف خود را به شکل کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تعیین کنیم.

مراحل طراحی برنامه درست برای دستیابی به هدف

در ابتدای برنامه ریزی باید یک هدف را به صورت کاملا واضح، مشخص، قابل دستیابی و منطقی مشخص کنیم. با این حال این که هدف را در ذهن خود داشته باشیم، تازه آغاز راه برنامه ریزی است؛ بنابراین در مرحله بعد باید این هدف گذاری را مکتوب کنیم. چون کنترل برنامه و هدف مکتوب بسیار ساده تر و قابل کنترل تر است و ذهن را برای رسیدگی به کارهای مهم تر باز می گذارد. از طرفی نوشتن هدف و برنامه، توانایی شما را در امکان انجام و یا عدم انجام کارهای مختلف نشان می دهد. در اینجا مکتوب کردن یعنی شما تمامی سوابق اهداف و برنامه های مکتوب را نگهداری کرده بودید و هر از چندی می توانید آنها را دوباره مرور کنید.

مولفه مهم بعدی که بعدا در برنامه ریزی نیز به آن نیاز پیدا خواهید کرد، بازه زمانی دستیابی به آن هدف است. باید بدانید برای دستیابی به آن هدف، چه مقدار زمان دارید و برای انجام کارهای مربوط به آن چه قدر زمان نیاز دارید؟! در این صورت کار بعدی شما تعیین اولویت هاست. بعضی اقدامات ما به صورت مستقیم و بعضی هم به طور غیر مستقیم ما را به اهدافمان نزدیک می کنند؛ یادتان باشد بعضی اهداف هم هستند که از درجه اهمیت کمتری برخوردارند یا شاید فقط برای اتلاف وقت به درد می خورند! بنابراین باید منابعی که در دستیابی به این هدف در اختیار دارید را تعیین کنید. این منابع شامل امکانات نرم افزاری مثل دانش شما، سخت افزاری مانند امکانات و ملزومات و حتی زمانی که در اختیار دارید (یا ضرب الاجلی که برای انجام این کار دارید) هستند. تا این جای کار، شما فقط برنامه ریزی کرده اید؛ اما برای اجرا هنوز هیچ اقدامی انجام نداده اید. به یاد داشته باشید که برنامه ریزی و اجرا می تواند دو فرآیند همزمان باشند.

اهمیت و انواع برنامه ریزی در سازمان

برنامه‌ریزی میان جایی که قرار داریم تا جایی که می‌خواهیم به آن برسیم، باعث می شود آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی‌گیرد، به وجود بیاوریم. چون همه سازمان ها به دنبال آن هستند که منابع محدودشان را برای رفع نیازهای متنوع صرف کنند، پوپایی محیط و وجود تلاطم‌ در آن و همچنین عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی برنامه ریزی را به یک ضرورت جدی تبدیل می کند. به همین خاطر است که برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند تا به فراخور موقعیت ها شکل بگیرند و این انواع برنامه ریزی را به وجود می آورد:  

• برنامه‌ریزی تخصصی

گاهی با توجه به ماهیت تخصصی بعضی از وظایف مدیریت، برای انجام آنها برنامه‌ریزی انجام می‌شود. این برنامه ریزی ها بر اساس وظایف مدیریت در سازمان تعیین می شوند. برنامه ریزی و کنترل تولید، برنامه ریزی نیروی انسانی، برنامه ریزی نیروی انسانی، برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه از انواع این برنامه ریزی هستند.

• برنامه ریزی عملیاتی یا اجرایی

برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح ریزی می‌شوند. برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین نوع استفاده از منابع موجود و با توجه به تحولات محیط اتخاذ می شوند.

• برنامه ریزی راهبردی یا استراتژیک

برنامه ریزی راهبردی، تصمیم گیری‌هایی را شامل می شود که درباره اهداف راهبردی بلند مدت سازمان هستند و در این نوع از برنامه ریزی مقاصد و هدف‌های سازمان، همچنین سیاست های کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی مشخص می شوند. فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آینده، ایجاد فرصت های کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر، اتخاذ تصمیم های صحیح در زمان مناسب، تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب از جمله فعالیت های یک مدیر استراتژیک است.